Приказ Минфина России от 15.06.2020 № 103н «О Внесении изменений в приложения… к Приказу №52н…»
Приказ Минфина России от 30.06.2020 №130н «О внесении изменений в… федеральный стандарт… «Концептуальные основы»
Ведомство завершило работу над масштабными поправками в Перечни обязательных к применению унифицированных первичных учетных документов и регистров бухучета и Методические указания по их применению, утвержденные Приказом№52н. Необходимость таких изменений обусловлена проводимой централизацией бюджетного учета и переходом к электронному документообороту.
Электронные документы и регистры
Важным новшеством является введение новых форм электронных учетных документов:
Что касается Отчета о расходах подотчетного лица (ф.0504520), то он не отменяет формирования Авансового отчета (ф. 0504505), то он не отменяет формирования Авансового отчета (ф. 0504505). Применяться будут две формы отчета по подотчетным суммам:
- Авансовый отчет (ф. 0504505) – оформляется только на бумаге. То есть учреждения, перешедшие на электронный документооборот, формировать Авансовый отчет (ф. 0504505) не будут;
- Отчет о расходах подотчетного лица (ф. 0504520) – только в электронном виде.
Помимо новых первичных документов, в электронном виде предстоит формировать и два новых регистра бухгалтерского учета:
Теперь ответим на несколько острых вопросов, связанных с началом применения новой электронной «первички» и регистров:
1. Для кого применение электронных документов станет обязательным и когда?
в обязательном порядке работать с новыми электронными документами станут учреждения и органы, передавшие полномочия по ведению бюджетного или бухгалтерского учет на основании соответствующего решения Правительства РФ, органа власти субъекта РФ, местной администрации, то есть в случаях, определенных БК РФ. Напомним, что на федеральном уровне уже реализуется модель централизации бухгалтерской функции в Федеральном казначействе. В ряде регионов также приняты решения о создании единых центров бюджетного учета. Такие учреждения и, соответственно, их центры учета должны начать применять новые формы электронных документов не позднее 1 января 2021 года. Более ранняя дата начала работы возможна при наличии организационной - технической возможности.
2. Как и когда применять унифицированные электронные документы будут остальные учреждения?
Для учреждений, не относящихся к вышеуказанной категории, то есть тех, кто:
- передали полномочия по ведению бюджетного/бухгалтерского учета централизованной бухгалтерии на добровольной основе по договору;
- ведут учет самостоятельно;
- жестких сроков начала применения электронных документов не установлено. Определить для себя необходимость использования в работе электронных форм и дату перехода на их применение такие учреждения могут в своей учетной политике, а централизованные бухгалтерии – в Единой учетной политике.
3. Можно ли новые формы использовать при отсутствии электронного документооборота (на бумаге)?
Конечно, можно. В этом случае в учетной политике так же нужно прописать порядок оформления таких документов, условия их участия в «бумажном» документообороте и установить дату начала применения.
Но ведение новых электронных документов – не единственное новшество Приказа №52н. Помимо этого появятся новые Журналы операций, изменилось назначение некоторых первичных документов, которые мы используем уже давно, скорректировано внутренне содержание ряда форм. И уже эти изменения касаются всех учреждений, независимо от того, осуществляют они электронный документооборот или «бумажный».
Нужно ли переделывать в соответствии с новыми требованиями уже оформленные первичные документы и регистры? На сегодняшний день такого требования не установлено. Но чтобы говорить об этом с полной уверенностью, следует дождаться окончательного утверждения приказа, ведь после регистрации в Минюсте России его содержание может быть скорректировано.
И обратите внимание: если положениями вашей учетной политики сейчас предусмотрены какие-то условия применения или оформления первичных документов/регистров, противоречащие обновленному порядку обязательно внесите изменения. Напомним, корректировать учетную политику допустимо в том числе в случае изменения нормативных правовых актов, регулирующих ведение бухгалтерского учета.
Новые Журналы операций для всех учреждений
Расширено количество подлежащих формированию Журналов операций (ф.0504071). Напомним, сейчас все осуществляемые учреждением финансово-хозяйственные операции подлежат отражению в восьми указанных регистрах. Для обособления операций межотчетного периода и исправления ошибок прошлых лет будут применяться отдельные журналы операций:
Изменения в действующих документах для всех учреждений
Целый ряд правок вносится и в некоторые формы первичных документов, а также правила их применения. Большинство поправок носят «технический» характер, но есть и более существенные, касающиеся всех учреждений и ЦБ:
Изменения в порядке подписания электронных документов
Широкое внедрение электронного документооборота заставило Минфин пересмотреть правила подписания документов электронной подписью. Причем новые требования к работе с ЭЦП при подписании учетных документов появятся не только в Приказе №52н, но и стандарте «Концептуальные основы…» Предусмотрено два варианта подписания электронных документов:
- простая электронная подпись (ЭП);
- квалифицированная электронная подпись (ЭЦП).
Документы, форма которых предусматривает наличие нескольких подписей, включая простые ЭП, можно принять к учету только при наличии в них квалифицированной ЭЦП, например, руководителя или главного бухгалтера. К таким документам относится новая электронная «первичка», и многие уже привычные документы, как, например, акт о приеме-передаче объектов нефинансовых активов (ф.0504101), акт о списании материальных запасов (ф.0504230), бухгалтерская справка (ф.0504833) и др.
В частности, в новых первичных документах многие разделы подписываются простой ЭП сотрудниками, составляющими этот документ; квалифицированной ЭЦП утверждать документ будет, в частности, руководитель учреждения. Квалифицированные ЭЦП, помимо руководителя, потребуется для подписания документов главным бухгалтером и кассиром.
Новшество: отражать операции можно на основании скан-копий первичных документов
Обновленная редакция Приказа №52н допускает ранее не предусмотренную нормативными актами возможность отражения операций в учете на основании скан-копий первичных документов. Это долгожданное нововведение, безусловно, обрадует учреждения с филиалами, а также центры учета/ централизованные бухгалтерии, которые ведут бюджетных/ бухгалтерский учет учреждений, значительно удаленных территориально.
Кто будет ответственным за соответствие скан-копии подлиннику первичного документа? Поправками в Приказ №52н предусмотрено, что ответственность в этом случае возлагается на:
- лицо, ответственное за оформление операции и составление учетного документа;
- лицо, ответственное за формирование и передачу скан-копии.
Конечно, это может быть один сотрудник, но могут и быть и разные люди. Соответственно, в учетной политике, иных локальных актах должно быть четко урегулировано:
- кто отвечает за составление первичного документа;
- кто отвечает за соответствие скан-копии подлиннику этого документа.
При этом следует учитывать новое требование Стандарта «Концептуальные основы…»: скан-копия должна быть заверена квалифицированной ЭЦП.
В связи с возможностью работы по скан-копиям внесены изменения в порядок формирования Кассовой книги (ф.0504514). Так, при формировании Кассовой книги в электронном виде записи в ней осуществляются не только на основании приходных и расходных кассовых ордеров, подписанных кассиром ЭЦП, но и скан-копий ордеров, содержащих собственноручные подписи. Важный момент: в этом случае ответственным за соответствие скан-копии подлиннику кассового ордера является кассир.