Электронная «первичка», новые правила оформления документов Приказ Минфина России от 15.06.2020 № 103н «О Внесении изменений в приложения… к Приказу №52н…» Приказ Минфина России от 30.06.2020 №130н «О внесении изменений в… федеральный стандарт… «Концептуальные основы» Ведомство завершило работу над масштабными поправками в Перечни обязательных к применению унифицированных первичных учетных документов и регистров бухучета и Методические указания по их применению, утвержденные Приказом№52н. Необходимость таких изменений обусловлена проводимой централизацией бюджетного учета и переходом к электронному документообороту.
Электронные документы и регистры Важным новшеством является введение новых форм электронных учетных документов: Обратим внимание, что эти унифицированные формы абсолютно новые, но их назначение, по сути, не ново: например, решения о командировании просто заменяет собой кадровые приказы и согласования, которые сейчас составляются на бумаге при направлении сотрудников в командировки, а обоснование закупок малого объема учреждения и раньше формировали, только делали это в порядке, определенном учетной политикой. Обратите внимание: теперь положения, касающиеся формирования таких обоснований, из учетной политики необходимо убрать. Что касается Отчета о расходах подотчетного лица (ф.0504520), то он не отменяет формирования Авансового отчета (ф. 0504505), то он не отменяет формирования Авансового отчета (ф. 0504505). Применяться будут две формы отчета по подотчетным суммам: - Авансовый отчет (ф. 0504505) – оформляется только на бумаге. То есть учреждения, перешедшие на электронный документооборот, формировать Авансовый отчет (ф. 0504505) не будут; - Отчет о расходах подотчетного лица (ф. 0504520) – только в электронном виде. Помимо новых первичных документов, в электронном виде предстоит формировать и два новых регистра бухгалтерского учета: Теперь ответим на несколько острых вопросов, связанных с началом применения новой электронной «первички» и регистров: 1. Для кого применение электронных документов станет обязательным и когда? в обязательном порядке работать с новыми электронными документами станут учреждения и органы, передавшие полномочия по ведению бюджетного или бухгалтерского учет на основании соответствующего решения Правительства РФ, органа власти субъекта РФ, местной администрации, то есть в случаях, определенных БК РФ. Напомним, что на федеральном уровне уже реализуется модель централизации бухгалтерской функции в Федеральном казначействе. В ряде регионов также приняты решения о создании единых центров бюджетного учета. Такие учреждения и, соответственно, их центры учета должны начать применять новые формы электронных документов не позднее 1 января 2021 года. Более ранняя дата начала работы возможна при наличии организационной - технической возможности. 2. Как и когда применять унифицированные электронные документы будут остальные учреждения? Для учреждений, не относящихся к вышеуказанной категории, то есть тех, кто: - передали полномочия по ведению бюджетного/бухгалтерского учета централизованной бухгалтерии на добровольной основе по договору; - ведут учет самостоятельно; - жестких сроков начала применения электронных документов не установлено. Определить для себя необходимость использования в работе электронных форм и дату перехода на их применение такие учреждения могут в своей учетной политике, а централизованные бухгалтерии – в Единой учетной политике. 3. Можно ли новые формы использовать при отсутствии электронного документооборота (на бумаге)? Конечно, можно. В этом случае в учетной политике так же нужно прописать порядок оформления таких документов, условия их участия в «бумажном» документообороте и установить дату начала применения. Но ведение новых электронных документов – не единственное новшество Приказа №52н. Помимо этого появятся новые Журналы операций, изменилось назначение некоторых первичных документов, которые мы используем уже давно, скорректировано внутренне содержание ряда форм. И уже эти изменения касаются всех учреждений, независимо от того, осуществляют они электронный документооборот или «бумажный». Нужно ли переделывать в соответствии с новыми требованиями уже оформленные первичные документы и регистры? На сегодняшний день такого требования не установлено. Но чтобы говорить об этом с полной уверенностью, следует дождаться окончательного утверждения приказа, ведь после регистрации в Минюсте России его содержание может быть скорректировано. И обратите внимание: если положениями вашей учетной политики сейчас предусмотрены какие-то условия применения или оформления первичных документов/регистров, противоречащие обновленному порядку обязательно внесите изменения. Напомним, корректировать учетную политику допустимо в том числе в случае изменения нормативных правовых актов, регулирующих ведение бухгалтерского учета.
Новые Журналы операций для всех учреждений Расширено количество подлежащих формированию Журналов операций (ф.0504071). Напомним, сейчас все осуществляемые учреждением финансово-хозяйственные операции подлежат отражению в восьми указанных регистрах. Для обособления операций межотчетного периода и исправления ошибок прошлых лет будут применяться отдельные журналы операций: Изменения в действующих документах для всех учреждений Целый ряд правок вносится и в некоторые формы первичных документов, а также правила их применения. Большинство поправок носят «технический» характер, но есть и более существенные, касающиеся всех учреждений и ЦБ: Изменения в порядке подписания электронных документов Широкое внедрение электронного документооборота заставило Минфин пересмотреть правила подписания документов электронной подписью. Причем новые требования к работе с ЭЦП при подписании учетных документов появятся не только в Приказе №52н, но и стандарте «Концептуальные основы…» Предусмотрено два варианта подписания электронных документов: - простая электронная подпись (ЭП); - квалифицированная электронная подпись (ЭЦП). Документы, форма которых предусматривает наличие нескольких подписей, включая простые ЭП, можно принять к учету только при наличии в них квалифицированной ЭЦП, например, руководителя или главного бухгалтера. К таким документам относится новая электронная «первичка», и многие уже привычные документы, как, например, акт о приеме-передаче объектов нефинансовых активов (ф.0504101), акт о списании материальных запасов (ф.0504230), бухгалтерская справка (ф.0504833) и др. В частности, в новых первичных документах многие разделы подписываются простой ЭП сотрудниками, составляющими этот документ; квалифицированной ЭЦП утверждать документ будет, в частности, руководитель учреждения. Квалифицированные ЭЦП, помимо руководителя, потребуется для подписания документов главным бухгалтером и кассиром.
Новшество: отражать операции можно на основании скан-копий первичных документов Обновленная редакция Приказа №52н допускает ранее не предусмотренную нормативными актами возможность отражения операций в учете на основании скан-копий первичных документов. Это долгожданное нововведение, безусловно, обрадует учреждения с филиалами, а также центры учета/ централизованные бухгалтерии, которые ведут бюджетных/ бухгалтерский учет учреждений, значительно удаленных территориально. Кто будет ответственным за соответствие скан-копии подлиннику первичного документа? Поправками в Приказ №52н предусмотрено, что ответственность в этом случае возлагается на: - лицо, ответственное за оформление операции и составление учетного документа; - лицо, ответственное за формирование и передачу скан-копии. Конечно, это может быть один сотрудник, но могут и быть и разные люди. Соответственно, в учетной политике, иных локальных актах должно быть четко урегулировано: - кто отвечает за составление первичного документа; - кто отвечает за соответствие скан-копии подлиннику этого документа. При этом следует учитывать новое требование Стандарта «Концептуальные основы…»: скан-копия должна быть заверена квалифицированной ЭЦП. В связи с возможностью работы по скан-копиям внесены изменения в порядок формирования Кассовой книги (ф.0504514). Так, при формировании Кассовой книги в электронном виде записи в ней осуществляются не только на основании приходных и расходных кассовых ордеров, подписанных кассиром ЭЦП, но и скан-копий ордеров, содержащих собственноручные подписи. Важный момент: в этом случае ответственным за соответствие скан-копии подлиннику кассового ордера является кассир.