Новости и Статьи

Как правильно уведомить сотрудников об электронных трудовых книжках

2020-09-08 14:16 Статьи
Электронные трудовые книжки стремительно ворвались в нашу жизнь. До сих пор не все понятно и возникает много вопросов. Предлагаем разобраться в одном из таких вопросов, который волнует кадровиков, ответственных лиц, за которыми закреплена ответственность по ведению сведений о трудовой деятельности сотрудников.


Законодательные требования по выдаче уведомления

В течение 2020 года работодателю необходимо провести ряд мероприятий в связи с изменениями трудового законодательства (ст. 2 закона «О внесении изменений в Трудовой кодекс…» от 16.12.2019 № 439-ФЗ). 

Одно из таких мероприятий — уведомление работников: 

  • о введении нового порядка формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде;
  • о праве выбора каждым работником способа фиксации информации о трудовой деятельности — на бумаге (как сейчас) с одновременным отражением данных в электронном виде (в ресурсах ПФР) или исключительно в электронном виде (подп. 4 п. 1 ст. 2 закона № 439-ФЗ).

Указанным законом определены два основных ограничения по оформлению таких уведомлений: 

  • по сроку — уведомить работников необходимо не позднее 31.10.2020. Изначально срок был по 30.06.2020 года, но в связи с коронавирусной ситуацией срок был продлен по 31.10.2020 г. Постановлением Правительства РФ от 19.06.2020 N 887;
  • по форме — уведомление должно оформляться в письменном виде. Как оформить такое уведомление? Составить персональную бумагу в адрес каждого сотрудника или создать единый документ и ознакомить с ним всех работников под подпись? В законе такие нюансы не регламентированы. Работодателю придется решать этот вопрос самостоятельно.

Далее покажем, как может выглядеть уведомление о переходе на электронные трудовые книжки. 

Обращаем ваше внимание, что уведомление — это только первый из обязательных этапов введения электронных трудовых книжек.


Образец уведомления о переходе на электронные трудовые книжки

Содержание уведомления о переходе на электронные трудовые книжки не регламентировано. Работодатель самостоятельно определяет степень детализации приводимой информации. 

Главное при разработке текста не забывать об основных целях уведомления: 

  • информировать о предстоящих изменениях в трудовом законодательстве в части трудовых книжек;
  • довести законодательно установленный срок (не позднее 31.12.2020), в течение которого нужно передать работодателю заявление о выбранном способе ведения трудовой книжки;
  • сообщить сотрудникам иную важную информацию: о последствиях неподачи указанного заявления, действиях работодателя по выдаче на руки бумажной трудовой книжки при выборе сотрудником электронного способа ее ведения и т.д.

Скачать образец >>>



Возникает еще вопрос
- Кому вручать данные уведомления? 

В законе от 16.12.2019 № 439-ФЗ прямо сказано «каждого работника». 

Необходимо вручить уведомления всем сотрудникам, которые работают по трудовому договору в организации с января 2020 года: 

  • работники по основному месту работы;
  • совместители;
  • работники, находящиеся в отпуске по уходу за ребёнком. О них мы часто забываем.

Не стоит забывать, что с момента ознакомления сотрудников о переходе на электронные трудовые книжки принимались на работу новые сотрудники. Никто не снимает обязанность с Работодателя по уведомлению об изменениях, которые касаются ведения сведений о трудовой деятельности сотрудников, которые будут устраиваться на работу по 31 октября 2020 года, если: 

  • с января 2020 года они не работали по трудовому договору;
  • они работали в 2020 году, но на прежнем месте работы не получили уведомление.