Электронные трудовые книжки стремительно ворвались в нашу жизнь. До сих пор не все понятно и возникает много вопросов. Предлагаем разобраться в одном из таких вопросов, который волнует кадровиков, ответственных лиц, за которыми закреплена ответственность по ведению сведений о трудовой деятельности сотрудников.
Одно из таких мероприятий — уведомление работников:
о введении нового порядка формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде;
о праве выбора каждым работником способа фиксации информации о трудовой деятельности — на бумаге (как сейчас) с одновременным отражением данных в электронном виде (в ресурсах ПФР) или исключительно в электронном виде (подп. 4 п. 1 ст. 2 закона № 439-ФЗ).
Указанным законом определены два основных ограничения по оформлению таких уведомлений:
по сроку — уведомить работников необходимо не позднее 31.10.2020. Изначально срок был по 30.06.2020 года, но в связи с коронавирусной ситуацией срок был продлен по 31.10.2020 г. Постановлением Правительства РФ от 19.06.2020 N 887;
по форме — уведомление должно оформляться в письменном виде. Как оформить такое уведомление? Составить персональную бумагу в адрес каждого сотрудника или создать единый документ и ознакомить с ним всех работников под подпись? В законе такие нюансы не регламентированы. Работодателю придется решать этот вопрос самостоятельно.
Далее покажем, как может выглядеть уведомление о переходе на электронные трудовые книжки.
Обращаем ваше внимание, что уведомление — это только первый из обязательных этапов введения электронных трудовых книжек.
Образец уведомления о переходе на электронные трудовые книжки
Содержание уведомления о переходе на электронные трудовые книжки не регламентировано. Работодатель самостоятельно определяет степень детализации приводимой информации.
Главное при разработке текста не забывать об основных целях уведомления:
информировать о предстоящих изменениях в трудовом законодательстве в части трудовых книжек;
довести законодательно установленный срок (не позднее 31.12.2020), в течение которого нужно передать работодателю заявление о выбранном способе ведения трудовой книжки;
сообщить сотрудникам иную важную информацию: о последствиях неподачи указанного заявления, действиях работодателя по выдаче на руки бумажной трудовой книжки при выборе сотрудником электронного способа ее ведения и т.д.
Необходимо вручить уведомления всем сотрудникам, которые работают по трудовому договору в организации с января 2020 года:
работники по основному месту работы;
совместители;
работники, находящиеся в отпуске по уходу за ребёнком. О них мы часто забываем.
Не стоит забывать, что с момента ознакомления сотрудников о переходе на электронные трудовые книжки принимались на работу новые сотрудники. Никто не снимает обязанность с Работодателя по уведомлению об изменениях, которые касаются ведения сведений о трудовой деятельности сотрудников, которые будут устраиваться на работу по 31 октября 2020 года, если:
с января 2020 года они не работали по трудовому договору;
они работали в 2020 году, но на прежнем месте работы не получили уведомление.