График документооборота
График документооборота является важным элементом Учетной политики учреждения. Он необходим для своевременной и качественной подготовки и обработки документов.
В каждом учреждении есть достаточной большой поток документов – «первичка», которая должна пройти через бухгалтерию. Зачастую в этом процессе задействованы несколько подразделений, ответственных лиц. И порой главному бухгалтеру приходится буквально «вытрясать» из других подразделений эти документы.
Наличие в Учреждении графика документооборота позволяет:
- упорядочить документопоток и все процедуры документооборота;
- осуществлять контроль за соблюдением сотрудниками функций по обработке документов и выявлять недостатки на каждом этапе работы;
- своевременно формировать отчетность;
- рационально распределить «документальные» обязанности между работниками;
- в установленные сроки формировать дела и передавать их на архивное хранение;
- сократить задержки времени при обработке документации;
- в срок получать информацию, которая необходима, чтобы оперативно принимать управленческие решения.
Унифицированной формы графика нет — каждое Учреждение разрабатывает его самостоятельно с учетом особенностей осуществляемой деятельности и объема хозяйственных операций.
Срок, в который конкретный работник должен передать документы в бухгалтерию, пожалуй, самое важное, в графике документооборота. Этот срок можно установить, как определенное число месяца или количество дней, прошедших со дня составления или исполнения документа.
Объем отраженной в графике документооборота информации зависит от:
- масштабов деятельности Учреждения;
- структуры Учреждения;
- особенностей построения системы управления;
- видов применяемой «первички»;
- иных нюансов (особенностей обработки учетной информации, применяемых программных средств и др.).
С чего начать при составлении графика документооборота?
Необходимо провести предварительную подготовку, во время которой:
- установить все факты хозяйственной жизни, которые имеют место в учреждении, и перечень документов, используемых для их оформления. (Унифицированные формы первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета, которые государственные (муниципальные) учреждения обязаны использовать в своей деятельности, а также методические указания по их применению утверждены Приказом Минфина РФ от 30.03.2015 N52н);
- для каждого документа определить количество экземпляров, необходимых для обеспечения потребности в них внутренних и внешних пользователей;
- сформировать таблицу соответствия вида документа должностям ответственных работников, имеющих законное основание для их подписания;
- сопоставить каждый вид документа с ответственными лицами, отвечающими за получение (оформление) документа в соответствии с должностными инструкциями исполнителей;
- конкретизировать календарные нюансы — обозначить установленные законодательством или внутрифирменными актами отрезки времени на подготовку, согласование и утверждение документа, а также передачу готового документа конечному пользователю;
- разработать систему контроля за исполнением графика документооборота;
- конкретизировать иные нюансы графика (в зависимости от потребностей учреждения внутреннего документооборота).
После сбора и уточнения всех исходных данных эта информация отражается в специальной таблице (графике документооборота), количество строк и столбцов которого зависит от потребностей учреждения.
Такая свобода выбора при оформлении графика документооборота допустима для любого учреждения, если требование к применению конкретной формы этого документа не предусмотрено отраслевыми и (или) иными нормативными актами.
График документооборота может быть оформлен в виде схемы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым подразделением Учреждения, а также всеми исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ.
Пример графина документооборота на рис. 1
Работу по составлению графика документооборота организует главный бухгалтер. График документооборота утверждается приказом руководителя Учреждения.
С Графиком документооборота следует ознакомить под расписку всех должностных лиц, ответственных за составление и представление тех или иных документов.
График документооборота в бухгалтерии необходимо соблюдать всем лицам, ответственным за своевременное и доброкачественное оформление документов, своевременную передачу их для отражения в бухгалтерском учете и отчетности, достоверность содержащихся в них данных. Для этого им может быть выдана выписка из графика, в которой перечислены документы, относящиеся к сфере деятельности исполнителя, сроки их представления и подразделения Учреждения, в которые они передаются.
Контроль за соблюдением исполнителями графика документооборота по Учреждению осуществляет главный бухгалтер.
Итак, График документооборота является залогом согласованной и качественной работы бухгалтерской службы, в частности, и бюджетного учреждения в целом.
Важно!
Если сотрудники нарушат требования по оформлению документов, к ним можно применить дисциплинарное взыскание.
Новые штрафы за неправильное хранение документов
С 26 октября 2020 года вводят новый штраф для учреждений, которые неправильно хранят и используют архивные документы. Также в 10 раз увеличили штрафы за это нарушение для должностных лиц и граждан. Такие поправки внесли Законом от 15.10.2020 № 341-ФЗ.
Новый штраф учреждению. За нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов учреждению теперь могут вынести предупреждение либо наложить штраф. Размер штрафа – от 5000 до 10 000 руб. Ранее наказания для юридических лиц не было.
Новые штрафы для физлиц. Штрафы для физических лиц за нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов повысили в 10 раз. Как изменились размеры штрафов – в таблице.
Штрафы физлицам за нарушение правил хранения (рис. 2)
Напомним, что с 18 февраля 2020 года изменились сроки хранения бухгалтерских, кадровых и управленческих документов.
Источник: Федеральный закон от 15.10.2020 № 341-ФЗ.