АУДИТОРСКАЯ КОМПАНИЯ
+7 (3452) 55-58-25
ПОЗВОНИТЕ МНЕ
ЧТО ТАКОЕ ГРАФИК ДОКУМЕНТООБОРОТА
— это представленная, как правило, в табличном виде информация, описывающая регламент движения первичных документов и их обработки на всех этапах «жизни»: от момента создания до передачи на хранение.
К 2025 году Минфином утверждены 58 электронных форм документов для учета
К 2025 году Минфином утверждены 58 электронных форм документов для учета
Все факты хозяйственной жизни отражаются в налоговом и бухгалтерском учете на основании первичных документов.
Учреждение обязано организовать и осуществлять внутренний контроль совершаемых фактов хозяйственной жизни. Такие требования установлены статьей 19 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ, пунктами 23, 68 СГС «Концептуальные основы бухучета и отчетности», пунктом 6 Инструкции к Единому плану счетов № 157н.
Одна из задач главного бухгалтера и руководителя учреждения – организовать контроль за созданием, получением, обработкой и хранением документов (п. 33 СГС «Концептуальные основы бухучета и отчетности», п. 14 Инструкции к Единому плану счетов № 157н, п. 6.6 положения, утв. Минфином СССР 29.07.1983 № 105 (действует в части, не противоречащей законодательству)).
В качестве инструмента для выполнения этой задачи используйте график документооборота.
График можно оформить в виде схемы или перечня работ с указанием операций и взаимосвязи исполнителей. Примерная форма этого документа приведена в приложении к Положению, утвержденному Минфином СССР 29.07.1983 № 105. Однако можно разработать собственную структуру графика. Такие правила установлены пунктом 5.4 Положения, утвержденного Минфином СССР 29.07.1983 № 105.
Ответственность за соблюдение графика документооборота, а также за своевременное и доброкачественное оформление документов, своевременную передачу их для отражения в бухгалтерском учете и отчетности, достоверность содержащихся в них данных несут ЛИЦА, создавшие и подписавшие эти документы. Контроль за соблюдением исполнителями графика документооборота по учреждению осуществляет главный бухгалтер.
Задачей графика является установить порядок, по которому в Учреждении будут оформляться документы.
В связи с этим целесообразно включить в него следующую информацию:
— кто и в какой срок выписывает конкретный первичный документ;
— в какой срок и кем документ передается в бухгалтерию;
— кто является ответственным за создание и передачу документа;
— кто из работников и в течение какого времени обрабатывает документ;
— сколько времени нужно хранить документ в Учреждении.
Разработку графика организует главный бухгалтер, а утверждает руководитель учреждения. При составлении графика необходимо активное участие и обсуждение всех структурных отделов Учреждения.
Учреждение обязано организовать и осуществлять внутренний контроль совершаемых фактов хозяйственной жизни. Такие требования установлены статьей 19 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ, пунктами 23, 68 СГС «Концептуальные основы бухучета и отчетности», пунктом 6 Инструкции к Единому плану счетов № 157н.
Одна из задач главного бухгалтера и руководителя учреждения – организовать контроль за созданием, получением, обработкой и хранением документов (п. 33 СГС «Концептуальные основы бухучета и отчетности», п. 14 Инструкции к Единому плану счетов № 157н, п. 6.6 положения, утв. Минфином СССР 29.07.1983 № 105 (действует в части, не противоречащей законодательству)).
В качестве инструмента для выполнения этой задачи используйте график документооборота.
График можно оформить в виде схемы или перечня работ с указанием операций и взаимосвязи исполнителей. Примерная форма этого документа приведена в приложении к Положению, утвержденному Минфином СССР 29.07.1983 № 105. Однако можно разработать собственную структуру графика. Такие правила установлены пунктом 5.4 Положения, утвержденного Минфином СССР 29.07.1983 № 105.
Ответственность за соблюдение графика документооборота, а также за своевременное и доброкачественное оформление документов, своевременную передачу их для отражения в бухгалтерском учете и отчетности, достоверность содержащихся в них данных несут ЛИЦА, создавшие и подписавшие эти документы. Контроль за соблюдением исполнителями графика документооборота по учреждению осуществляет главный бухгалтер.
Задачей графика является установить порядок, по которому в Учреждении будут оформляться документы.
В связи с этим целесообразно включить в него следующую информацию:
— кто и в какой срок выписывает конкретный первичный документ;
— в какой срок и кем документ передается в бухгалтерию;
— кто является ответственным за создание и передачу документа;
— кто из работников и в течение какого времени обрабатывает документ;
— сколько времени нужно хранить документ в Учреждении.
Разработку графика организует главный бухгалтер, а утверждает руководитель учреждения. При составлении графика необходимо активное участие и обсуждение всех структурных отделов Учреждения.
ОБЯЗАТЕЛЬНЫЕ РЕКВИЗИТЫ ГРАФИКА с 2024 года
электронный, электронный образ бумажного документа с приложением электронной копии документа (скан-копии) или на бумажном носителе;
сведения о которых отражены в регистрах бухгалтерского учета (далее - предзаполненный документ), с указанием:
- структурного подразделения, осуществляющего ведение бухгалтерского учета (централизованной бухгалтерии) и должности лица, ответственного за формирование таких реквизитов в документе;
- сроков отражения указанных реквизитов;
- порядка передачи предзаполненного документа лицу, осуществляющему оформление факта хозяйственной жизни (составление бухгалтерской (финансовой) отчетности);
С указанием:
- структурного подразделения, ответственного за осуществление факта хозяйственной жизни (должности лица, ответственного за оформление факта хозяйственной жизни);
- сроков составления документа с учетом мероприятий внутреннего контроля совершаемых фактов хозяйственной жизни (в том числе цифровыми методами) за правильностью составления документа (полнотой, корректностью отражения реквизитов документа, согласования документа) и подписания документа;
- должностных лиц, подписывающих документ и (или) информацию;
С указанием:
- способа представления документа (цифровой способ предоставления или на бумажном носителе);
- структурного подразделения, осуществляющего ведение бухгалтерского учета (централизованной бухгалтерии), и должности лица, осуществляющего ведение бухгалтерского учета, составление бухгалтерской (финансовой) отчетности;
Включая:
- способ отражения первичного учетного документа в бухгалтерском учете;
- срок проверки документа и его отражения в бухгалтерском учете;
- срок направления (при необходимости) уведомления о результатах внутреннего контроля совершаемых фактов хозяйственной жизни и (или) направления в целях обеспечения полноты отражения в бухгалтерском учете фактов хозяйственной жизни требования о представления дополнительных документов (информации, пояснений)
- сроки представления запрашиваемых бухгалтерией дополнительных документов (информации, пояснений);
сформированных в регистрах бухгалтерского учета и (или) данных бухгалтерской (финансовой) отчетности, представленной субъекту консолидированной отчетности
СТРУКТУРА ГРАФИКА ДОКУМЕНТООБОРОТА
Авторская разработка Варламовой Ларисы
- Формы документов класса 03 «Унифицированная система первичной учетной документации» ОКУД;
- Формы документов класса 04 «Унифицированная система банковской документации» ОКУД;
- Формы документов класса 05 "Унифицированная система бухгалтерской финансовой, учетной и отчетной документации государственного сектора управления" ОКУД;
- Регистры бухгалтерского учета;
- Бухгалтерская отчетность;
- Документы, по которым, законодательством РФ, не установлены обязательные формы документов (разработанные самостоятельно);
- По учету кадров;
- Налоговая отчетность и регистры;
- Статистическая отчетность;
- Документы, входящие от поставщиков (подрядчиков) по услугам (работам), нефинансовым активам.
- Иные документы (план ФХД, протокол комиссии по поступлению и выбытию активов и др.)
- Формы внутреннего финансового контроля и отчетности
Предлагаем разработанный нашим специалистом Варламовой Ларисой Шаблон Графика Документооборота, который предусматривает группировку документации Учреждения по следующим разделам:
НОРМАТИВНАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ ПО
ПРИМЕНЕНИЮ ПЕРВИЧНЫХ ДОКУМЕНТОВ
ПРИМЕНЕНИЮ ПЕРВИЧНЫХ ДОКУМЕНТОВ
«Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными (муниципальными) учреждениями, и Методических указаний по их применению» (с изменениями от 15.06.2022 № 103н).
«Об утверждении унифицированных форм электронных документов бухгалтерского учета, применяемых при ведении бюджетного учета, бухгалтерского учета государственных (муниципальных) учреждений, и Методических указаний по их формированию и применению» (с изменениями от 28.06.2022 № 100н, от 07.11.2022 № 157н).
«О внесении изменений в федеральный стандарт бухгалтерского учета для организаций государственного сектора «Концептуальные основы бухгалтерского учета и отчетности организаций государственного сектора», утвержденный приказом Министерства финансов Российской Федерации от 31 декабря 2016 г. № 256н»
«О внесении изменений в федеральный стандарт бухгалтерского учета для организаций государственного сектора «Учетная политика, оценочные значения и ошибки», утвержденный приказом Министерства финансов Российской Федерации от 30 декабря 2017 г. № 274н»
"Методические рекомендации по применению отдельных унифицированных форм электронных документов, утвержденных приказом N 61н, в рамках реализации электронного документооборота";
"Методические рекомендации по применению отдельных унифицированных форм электронных документов, утвержденных приказом N 61н, в рамках реализации электронного документооборота";
"Методические рекомендации по применению отдельных унифицированных форм электронных документов, утвержденных приказом N 61н, в рамках реализации электронного документооборота";
"Методические рекомендации по реализации электронного документооборота, сформированные по итогам второго этапа "пилотного" внедрения";
"Методические рекомендации по реализации электронного документооборота, сформированные по итогам "пилотного" внедрения";
«О Методических рекомендациях по переходу на применение в 2022 году унифицированных форм электронных первичных документов»
«О Методических рекомендациях по переходу на применение с 2023 года унифицированных форм электронных первичных документов»
Если в вашем учреждении установлены программы учета, то вы в обязательном случае должны применять первичные документы согласно приказам 52н, 61н с 01 января 2023 года. Нельзя в данном случае сослаться на отсутствие технической возможности.
В ШАБЛОНЕ ЕСТЬ:
-
Исчерпывающий список первичных документов, подлежащих обработке -
Сроки архивного
хранения документов -
Коды и наименования форм
-
Сроки передачи документов
в бухгалтерию
В ГРАФИКЕ ДОКУМЕНТООБОРОТА НЕОБХОДИМО ПРОПИСАТЬ ПОРЯДОК ЭЛЕКТРОННОГО ВЗАИМОДЕЙСТВИЯ МЕЖДУ СОТРУДНИКАМИ
6 приложений к графику документооборота:
Регламенты взаимодействия по электронным документам
Регламенты взаимодействия по электронным документам
-
Учет нефинансовых
активов -
Учет расчетов с
подотчетными лицами -
Учет по
задолженности
-
Учет доходов -
Инвентаризация -
Регистры
ЧТО БУДЕТ ПОСЛЕ ПРОРАБОТКИ
ГРАФИКА ДОКУМЕНТООБОРОТА:
ГРАФИКА ДОКУМЕНТООБОРОТА:
- Исчезнет хаос в движении
документов внутри учреждения - Подружите электронный и
бумажный документооборот - Каждый сотрудник знает свою зону ответственности при составлении
документов в рамках компетенций
- Настроите взаимодействие
сотрудников при формировании
и передаче документов
ОТВЕТСТВЕННОСТЬ ОТКАЗА ОТ ПЕРЕХОДА НА ЭДО
Если учреждение не применяет ЭДО – это значит, будет назначен штраф за отсутствие первичных документов в размере до 50 000 руб. (ч. 4 ст. 15.15.6, подп. 7 прим. 4 к ст. 15.15.6 КоАП).
Если учреждение не устранит ранее выписанное предписание по выявленным нарушениям, то есть не перейдет на электронный документооборот, должностное лицо оштрафуют на сумму от 20 000 до 50 000 руб. или дисквалифицируют на срок от одного года до двух лет. За повторное нарушение – дисквалификация на два года (ч. 20, 20.1 ст. 19.5 КоАП).
Если учреждение не устранит ранее выписанное предписание по выявленным нарушениям, то есть не перейдет на электронный документооборот, должностное лицо оштрафуют на сумму от 20 000 до 50 000 руб. или дисквалифицируют на срок от одного года до двух лет. За повторное нарушение – дисквалификация на два года (ч. 20, 20.1 ст. 19.5 КоАП).
СТОИМОСТЬ:
Шаблон ГДО
4500
р.
Индивидуальная отработка ГДО
15000
р.
Комплекта документов ВК
При покупке Комплекта документов ВК (карты и протоколы)* за 6600,00 руб. Шаблон ГДО всего за 2250,00 руб.
Документы ВК >>>
*Включен раздел 11. Документы внутреннего контроля.
Документы ВК >>>
*Включен раздел 11. Документы внутреннего контроля.
8850
р.
ФОРМУ
ЗАПОЛНИТЬ
ПОЛУЧИТЕ КОНСУЛЬТАЦИЮ ИЛИ ПЕРСОНАЛЬНОЕ ОБСЛУЖИВАНИЕ