Все факты хозяйственной жизни отражаются в налоговом и бухгалтерском учете на основании первичных документов.
Учреждение обязано организовать и осуществлять внутренний контроль совершаемых фактов хозяйственной жизни. Такие требования установлены статьей 19 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ, пунктами 23, 68 СГС «Концептуальные основы бухучета и отчетности», пунктом 6 Инструкции к Единому плану счетов № 157н.
Одна из задач главного бухгалтера и руководителя учреждения – организовать контроль за созданием, получением, обработкой и хранением документов (п. 33 СГС «Концептуальные основы бухучета и отчетности», п. 14 Инструкции к Единому плану счетов № 157н, п. 6.6 положения, утв. Минфином СССР 29.07.1983 № 105 (действует в части, не противоречащей законодательству)).

В качестве инструмента для выполнения этой задачи используйте график документооборота.

График можно оформить в виде схемы или перечня работ с указанием операций и взаимосвязи исполнителей. Примерная форма этого документа приведена в приложении к Положению, утвержденному Минфином СССР 29.07.1983 № 105. Однако можно разработать собственную структуру графика. Такие правила установлены пунктом 5.4 Положения, утвержденного Минфином СССР 29.07.1983 № 105.
Ответственность за соблюдение графика документооборота, а также за своевременное и доброкачественное оформление документов, своевременную передачу их для отражения в бухгалтерском учете и отчетности, достоверность содержащихся в них данных несут ЛИЦА, создавшие и подписавшие эти документы. Контроль за соблюдением исполнителями графика документооборота по учреждению осуществляет главный бухгалтер.
Задачей графика является установить порядок, по которому в Учреждении будут оформляться документы.
В связи с этим целесообразно включить в него следующую информацию:
— кто и в какой срок выписывает конкретный первичный документ;
— в какой срок и кем документ передается в бухгалтерию;
— кто является ответственным за создание и передачу документа;
— кто из работников и в течение какого времени обрабатывает документ;
— сколько времени нужно хранить документ в Учреждении.

Разработку графика организует главный бухгалтер, а утверждает руководитель учреждения. При составлении графика необходимо активное участие и обсуждение всех структурных отделов Учреждения.

«Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными (муниципальными) учреждениями, и Методических указаний по их применению» (с изменениями от 15.06.2022 № 103н).

«Об утверждении унифицированных форм электронных документов бухгалтерского учета, применяемых при ведении бюджетного учета, бухгалтерского учета государственных (муниципальных) учреждений, и Методических указаний по их формированию и применению» (с изменениями от 28.06.2022 № 100н, от 07.11.2022 № 157н).

«О Методических рекомендациях по переходу на применение в 2022 году унифицированных форм электронных первичных документов»

«О Методических рекомендациях по переходу на применение с 2023 года унифицированных форм электронных первичных документов»